Rollout-Planung: Reichen Leute, Lieferwagen und Tage?
Neu in Enterprise: Rollout-Vorlagen, eine Kapazitätsprüfung mit kantonalen Feiertagen, Ladelisten mit Ladereihenfolge und echte Fahrzeiten ohne Verkehr. Wie aus einer Geräteliste ein Plan wird, der aufgeht.
Termine setzen ist das eine. Ob der Plan aufgeht, das andere. 48 Multifunktionsgeräte an 16 Standorten, zwei Techniker, zwei Lieferwagen, zwei Wochen im Dezember — reicht das? Bisher beantwortete das eine Excel-Tabelle, ein Taschenrechner und viel Erfahrung. Meistens stimmte es. Manchmal stand am Mittwoch ein Techniker allein vor zehn Stunden Arbeit.
Mit der Rollout-Planung rechnet RolloutManager diese Frage nach: aus den Geräten im Projekt, einer Vorlage mit euren Erfahrungswerten und den Rahmenbedingungen. Sie steht Enterprise-Kunden zur Verfügung und wird von Projektleitern und Org-Admins bedient.
Die Rollout-Vorlage: Erfahrung als Zahl
Grundlage ist eine Vorlage je Art von Rollout. Für jeden Gerätetyp steht darin, wie viel Platz ein Gerät im Fahrzeug braucht und wie lange die einzelnen Schritte dauern — getrennt nach Richtung: ein neues Gerät ausliefern, ein Altgerät zurücknehmen oder vor Ort einlagern.
Platz wird in Ladeeinheiten (LE) gezählt. Was eine Einheit ist, legt ihr fest — zum Beispiel ein Palettenplatz. Ein Multifunktionsgerät braucht dann eine LE, ein Tischdrucker einen Viertel. Welche Geräte raus- und welche zurückgehen, muss niemand doppelt pflegen: das ergibt sich aus dem Status im Projekt und der Verknüpfung zwischen Neu- und Altgerät.
Die Rollout-Analyse
Im neuen Reiter „Planung“ rechnet das Projekt mit seiner Vorlage: wie viele Geräte ausgeliefert, zurückgenommen oder stehen gelassen werden, wie viele Ladeeinheiten das sind und wie viele Technikerstunden die Arbeit braucht — gesamt, je Standort und je Tag.
Jedem Standort ordnet die Planung über das amtliche Ortschaftenverzeichnis von swisstopo einen Kanton zu. Wo Angaben fehlen, sagt sie es: ein Gerätetyp, der nicht in der Vorlage steht, eine Adresse ohne Postleitzahl, ein Altgerät ohne Nachfolger. Solange solche Lücken offen sind, stimmen Zeiten und Platz nicht — deshalb stehen sie oben und nicht in einer Fussnote. Die ganze Analyse lässt sich als Excel-Datei exportieren.
Rahmenbedingungen: was wirklich zur Verfügung steht
Ob die Arbeit machbar ist, hängt am Kalender und an den Leuten. In den Rahmenbedingungen stehen Zeitraum, Arbeitstage und Liefertage — nicht jeder Tag, an dem gearbeitet wird, ist ein Tag, an dem der Lieferwagen fährt. Dazu kommen Sperrzeiten wie Schulferien oder ein Inventurtag im Lager und zusätzliche Feiertage, die in keiner kantonalen Liste stehen.
Techniker sind Benutzer mit eigenem Konto, jeweils mit ihren Stunden je Arbeitstag und ihren Abwesenheiten. Fahrzeuge werden mit ihrem Platz in Ladeeinheiten erfasst, in derselben Einheit wie in der Vorlage.
Die Kapazitätsprüfung
Aus Vorlage, Terminen und Rahmenbedingungen entsteht eine klare Aussage: machbar, knapp oder nicht machbar. Darunter steht, warum. Fehlen insgesamt Stunden, rechnet die Prüfung vor, wie viele Techniker oder Arbeitstage es zusätzlich bräuchte. Wichtiger sind oft die einzelnen Tage.
Im Beispiel reicht die Zeit insgesamt locker. Aber am 2. Dezember ist ein Techniker im Kurs, und für zwei Stopps bleiben 8 statt knapp 11 Stunden. An zwei Tagen passen 4.75 LE nicht in den grössten Lieferwagen, also muss auf beide verteilt werden. Und am 8. Dezember liegen die Standorte in Aarau und Baden, wo Mariä Empfängnis in einzelnen Gemeinden ein Feiertag ist.
- Feiertage werden je Kanton des Standorts geprüft, nicht pauschal für die ganze Schweiz
- Feiertage einzelner Gemeinden erscheinen als Hinweis und lassen sich auf Wunsch als arbeitsfrei behandeln
- Termine an Sperrtagen, an Tagen ohne Lieferung oder ausserhalb des Zeitraums werden gemeldet
- Jeder Befund nennt die betroffenen Standorte, und von jedem Tag führt ein Klick zur Ladeliste
Feiertage haben ihre Tücken: Nicht jede Gemeinde hält sich an die kantonale Liste. Die Prüfung zeigt deshalb, womit sie rechnet, und empfiehlt, einen Feiertag vor dem Einsatz mit dem Standort zu klären.
Die Ladeliste: Reihenfolge und Platz an Bord
Für jeden geplanten Tag gibt es eine druckbare Ladeliste. Sie beantwortet die zwei Fragen, die morgens im Lager zählen: in welcher Reihenfolge wird eingeladen, und passt es?
Der entscheidende Wert ist nicht die Ladung beim Start, sondern die höchste Beladung unterwegs. Wer am ersten Stopp zwei Geräte ablädt und drei alte zurücknimmt, hat danach mehr an Bord als vorher. Die Ladeliste rechnet das Stopp für Stopp aus. Darunter folgen je Stopp die Geräte mit Seriennummer, Etage und Raum zum Abhaken. Als PDF gespeichert, funktioniert sie auch ohne Zugang zum System.
Fahrzeiten ohne Verkehr
Mit einer Lageradresse und dem Arbeitsbeginn rechnet die Planung auf Knopfdruck echte Strassenfahrzeiten über Google Maps. Bewusst ohne Verkehr: Ein Plan für den 2. Dezember soll nicht davon abhängen, ob es heute um 17 Uhr am Gubrist staut.
- Die Ladeliste zeigt die Route mit Kilometern, Fahrzeit und ungefährer Ankunft je Stopp
- Die Kapazitätsprüfung zieht die Fahrzeit von der Technikerzeit ab, weil alle im Lieferwagen mitfahren
- Dauert eine Tour länger als die Arbeitszeit des Chauffeurs, wird der Tag als kritisch gemeldet
Die Fahrzeiten werden bei jeder Berechnung neu abgefragt und nie gespeichert. So steht nie ein veralteter Wert in einer Liste, und eine neue Strasse ist dabei, sobald Google sie kennt. Jede Ausgabe nennt den Zeitpunkt der Berechnung. An Google gehen ausschliesslich die Adressen von Lager und Standorten — keine Namen, Kontakte, Geräte oder Projektangaben.
Im Enterprise-Abo sind 1'000 Routenberechnungen pro Organisation und Monat enthalten. Eine Route ist eine Abfrage bei Google für eine Tour mit bis zu zehn Stopps; wer mehr braucht, erhält auf Anfrage eine Erweiterung. Der aktuelle Stand steht direkt neben dem Knopf.
Was die Planung bewusst nicht tut
- Sie optimiert keine Touren. Die Reihenfolge bleibt eure Lieferreihenfolge, denn die kennt Zufahrten, Öffnungszeiten und Ansprechpartner besser als jeder Algorithmus
- Sie rechnet ohne Verkehrsprognose und sagt das auch dazu
- Mehrere Techniker am selben Stopp teilen sich die Arbeit vereinfacht gleichmässig auf
- Sie ersetzt keinen Blick auf den Plan — sie zeigt, wo sich dieser Blick lohnt
Verfügbarkeit
Die Rollout-Planung ist Teil von RolloutManager Enterprise. Projektleiter und Org-Admins sehen den Reiter „Planung“ und die Rollout-Vorlagen in den Einstellungen; Mitarbeitende und Betrachter arbeiten wie gewohnt weiter. Starter und Pro bleiben unverändert.