Druckerflotte tauschen: Leitfaden für den MFP-Rollout

Der Austausch einer Druckerflotte gilt als einfaches Projekt: Geräte kommen, Geräte gehen. In der Praxis ist es eines der undankbarsten Rollouts überhaupt — weil die Geräte gross sind, an festen Plätzen stehen, ans Netzwerk gehören und weil das Altgerät fast immer am selben Tag mitgenommen werden muss.

Dieser Leitfaden beschreibt, was vor dem ersten Liefertag geklärt sein sollte.

Der Bestand ist nicht das, was in der Ausschreibung stand

Fast jedes MFP-Projekt startet mit einer Liste des Lieferanten. Diese Liste beschreibt, was geliefert wird — nicht, was vor Ort steht. Erfasse deshalb zuerst den Ist-Zustand mit den Angaben, die am Liefertag zählen:

• Standortadresse, Gebäude, Etage und Raum — je genauer, desto weniger Rückfragen
• Abteilung und Ansprechpartner vor Ort
• Seriennummer und Zählerstand des Altgeräts
• IP-Adresse und ob sie fest vergeben oder per DHCP bezogen wird

Die IP-Konfiguration wird oft vergessen und ist beim MFP-Rollout entscheidend. Ein Gerät mit fester Adresse muss diese übernehmen, sonst brechen Scan-Ziele, Druckerwarteschlangen und Verzeichnisanbindungen ab. Ein DHCP-Gerät ist unkritisch. Wer beides nicht unterscheidet, sucht am Abend nach der Ursache.

Neugerät und Altgerät gehören verknüpft

Ein MFP-Tausch ist ein Paar: Dieses Gerät ersetzt jenes. Diese Verknüpfung ist keine Kosmetik, sondern die Grundlage für drei Dinge — den Rücknahmebeleg, die Entsorgungsdokumentation und die Abrechnung mit dem Leasinggeber.

In der Praxis übernimmt das Neugerät dabei Namen, Warteschlangenbezeichnung und häufig die IP des Vorgängers. Das ist beabsichtigt. Ein System, das doppelte Namen oder IP-Adressen verbietet, zwingt an dieser Stelle zu Ausweichnamen — und die stehen dann dauerhaft im Inventar.

Der Liefertag steht und fällt mit dem Gebäude

Ein MFP wiegt zwischen 30 und 150 Kilogramm. Ob er ohne Zwischenfall an seinen Platz kommt, entscheidet sich nicht am Gerät, sondern am Gebäude:

• Gibt es einen Parkplatz oder nur eine Ladezone mit Zeitbegrenzung?
• Ist die Zufahrt für einen Lieferwagen befahrbar?
• Wird ein Treppenlift benötigt — und für welche Etage?
• Wer schliesst auf, und wie ist diese Person erreichbar?

Diese Angaben gehören an die Adresse, nicht an das einzelne Gerät. Stehen fünf MFP im selben Haus, ändert sich der Parkplatz dadurch nicht fünfmal. Der Treppenlift ist die sinnvolle Ausnahme: Im Erdgeschoss braucht es keinen, im dritten Stock schon.

Eine Reihenfolge, kein Datum

„19. August“ ist keine Tagesplanung. Werden an einem Tag zehn Geräte an drei Adressen geliefert, braucht der Fahrer eine Reihenfolge — und zwar eine, die die Rücknahmen einschliesst. Das Altgerät verlässt das Haus, sobald das Neugerät steht; wer beides trennt, fährt zweimal.

Bewährt hat sich ein Tagesauszug, der die Stopps in Anfahrtsreihenfolge listet und pro Stopp beide Richtungen zeigt: was geliefert wird und was mitgeht. Dazu Parkplatz, Zufahrt und Ansprechpartner — auf einem Blatt, das ohne Systemzugang funktioniert.

Die Rücknahme ist ein eigenes Projekt

Der häufigste offene Punkt am Projektende sind nicht die neuen Geräte, sondern die alten. Sie stehen in einem Lager, in einem Gang, in einem Container — und niemand kann belegen, welches Gerät wohin ging.

Führe den Verbleib deshalb von Anfang an mit: zurückgenommen, eingelagert oder entsorgt. Bei Leasinggeräten kommt die Rückgabebestätigung dazu; bei Entsorgung häufig ein Nachweis über die Datenträgervernichtung — moderne MFP haben Festplatten, und die enthalten Dokumente.

Was am Ende zählt

Ein MFP-Rollout ist dann gut gelaufen, wenn drei Fragen beantwortbar sind: Wo steht heute welches Gerät? Welches Altgerät wurde wann durch welches Neugerät ersetzt? Und wo ist jedes Altgerät geblieben?

Wer diese drei Fragen während des Projekts laufend beantworten kann, braucht am Ende keine Aufarbeitung. Wer sie erst danach stellt, verbringt Wochen mit Rekonstruktion.